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ERP系统对企业内部控制的影响

日期:2011-12-08 13:23:42

  ERP( Enterprise Resources Planning,企业资源计划)是90年代初继起的企业管理信息系统,它代表以计算机软件为核心的现代企业管理软件,在制造业得到广泛的应用,近年来,少数金融服务企业也开始应用这套系统(例如花旗集团)。

  ERP不只是一个软件系统,而且是一个集组织模式、业务流程、企业规范和信息技术、实施方法为一体的综合应用管理系统,是一个复杂的集成化管理信息系统,它既是一种管理思想方法,也是一种信息化的手段和工具。其基本思想是:(1)将企业的业务流程视为一个紧密连接的供应链,这一供应链包括供货商、制造工厂、分销网络和客户等;(2)按照功能的不同,将企业资源规划系统划分为几个相互联系、相互支持、协同运作的子系统,如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工程技术等。在此基础上,企业对供应链上的所有环节,诸如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、分销、售后服务、财务管理、投资管理、风险管理、决策支持、人事管理、项目管理、配方管理等方面实施全方位的有效管理。具体说来,ERP支持:a、决策层的数据查询与综合分析;b、中间层的管理与控制;c、作业层的业务实现。

  ERP系统的核心是企业运作的流程化管理与定量化管理,通过系统的集成来化繁为简,将公司各部门、各环节之间大部分的信息传递工作集中到一个统一的平台上来,消除了流程和信息处理的随意性和不同概念的歧义。因此,ERP首先要进行业务流程重组(BPR--Business Process Reorganizing)。如果仅是对原有的业务流程实行信息化管理,就违背了ERP的宗旨,因为ERP首先是一种管理模式,其次才是技术手段,ERP的精髓在于管理技术和计算机技术的结合。ERP利用信息技术,实现了企业内部资源的共享和协同,使得各业务流程实现了无缝逻辑链接,提高了管理效率,促进了企业盈利的增长。

  ERP在加强内部控制方面的作用主要体现在事前、事中和事后几个方面:

  1.事前控制,包括以下几个方面

  (1)预算控制。随着企业外部环境的千变万化,以及同行业竟争的日趋激烈,企业在其发展过程中面临着越来越多的挑战。企业管理者不仅要想方设法开拓业务渠道,扩大利润基础,而且还要加强内部预算控制,提高利润空间,即在开源的同时,还要注重节流。将企业的整体目标分解为具体的控制项目和明确的控制标准,并落实到相应的责任单位或责任人。在经济业务发生时,系统将自动将实际情况与预算目标进行比较,对不符合目标的业务操作进行否决或提请授权机构决策。

  (2 )授权控制。根据企业的组织结构及员工的岗位责任,设置每个员工对系统的操作权限以及对信息的查询范围。系统将保证企业的各项业务活动均是由被批准或被授权的员工执行。

  通过ERP系统进行事前控制最大的好处是可以增加控制的客观性,克服控制过程中的人情障碍,保证相关政策得到严格的执行。

  2.事中控制,主要是对操作程序进行控制。

  根据1978年诺贝尔经济学奖得主、美国教授赫伯特.亚.西蒙(Herbert- A -S imon)倡导的“有限理性”理论,只要程序合理、过程规范,结果理性是程序理性的必然结果。通过系统可以进行以下程序控制:

  (1)业务操作控制。以信息传递为线索,以企业的规章制度为标准,将费用报销、库存管理、产品购销等经常性业务的流程加以规范,并通过环境设置、条件选择、事项驱动等软件技术将其体现在系统中。在日常经营活动中,系统将自动拒绝不符合规范的操作步骤。

  (2 )会计系统控制。主要可以在以下几个方面采取措施:a.会计科目、通过设置一套名称准备、内容完整、归类繁简适度的会计科目,规范会计核算过程,方便监管信息的提取;b.财务政策:由系统根据预先设置的标准,自动完成折旧计提、费用摊销等工作,杜绝利用相关政策人为调节会计利润的现象;C.会计报表:利用取数公式,直接根据会计帐簿生成会计报表,保证报表数据真实、完整。

  通过系统进行事中控制,可以有效控制在制度执行过程中,人为因素带来的各种随意性、欺骗性,提高内控的稳定性、可靠性。

  3.事后控制,在系统中主要可采取以下检查措施。

  (1)数据核对。系统可自动核对内部和外部数据的发生额以及余额是否符合指定的逻辑关系,并把异常情况及时提交给相关的监控部门。其中,内部核对是指在各个子系统之间的核对,如财务部门记录的往来款项是否与销售部门实现的销售情况相符,财务部门掌握的库存变动是否与物管部门实际的出入库情况相符等等;外部核对是指通过接口将系统数据与外部数据进行核对,如通过电子对账单核对企业收付的资金是否与银行记录相符。

  (2)风险评估。根据企业面临的各种风险,如筹资风险、投资风险、经营风险、环境风险等,设计风险模型,并转化成具体的控制项目及风险指标。系统可定期搜集相关数据,根据风险模型,还原成企业面临的风险状况,生成风险评估报告。

  (3)检查计划完成情况。系统可定期将企业的实际绩效与计划目标相比较,分析各项具体工作的进展情况及其变动趋势是否符合要求。

  (4)检查制度执行情况。通过搜集整理员工的日常操作,系统可定期分析员工的工作内容及行为方式是否合乎规范。由于ERP系统的实施是建立在较好的管理基础之上的,因此,企业必须有一套完善的规章制度,包括财务管理、经济核算、质量管理、仓库管理、合同管理、生产管理等制度。另外,还要有一套完整、准确的数据资料,包括各项定额、仓库记录、生产记录、各项指标标准等.

  ERP系统的实施必须建立在较好的管理基础之上;反过来,ERP系统的实施又可以促进管理基础工作的进一步完善和提高。

  通过系统进行事后控制可以确保检查报告的客观性、可靠性,提高检查效率、降低检查成本,有利于企业及时发现在目标实现及制度执行过程中的各项偏差。

  ERP系统本身也有其固有的弱点。最主要的表现是系统的柔性较差。ERP系统先进性要发挥作用,产生效益,企业就必须先进行业务流程重组,使其管理思想、管理体制和方法适应ERP模式,这就使得ERP系统无法满足企业个性化管理的需求,而且随着管理理论、计算机技术的不断创新和市场的不断变化,企业流程也处于不断变化之中,ERP不能动态地满足企业流程变化的要求,必须经过艰难的二次开发和实施才能实现。僵硬的信息系统与动态多变的市场、频繁的BPR成为一对重要的矛盾。

 
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