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ERP系统化整为零之材料成本开发设计

日期:2012-06-25 17:04:46

  在ERP项目中,材料成本的计算分析是重点、也是难点之一。有不少的企业,生产成本是围绕着材料成本展开的。如先计算出材料成本,然后再根据历史经验得出一个百分比。将材料成本称以这个百分比,就是整个产品的生产成本。可见材料成本在ERP系统中的重要性。笔者今天要谈的就是,材料成本的开发设计思路以及需要注意的内容。

1. 价格的来源

    在计算材料成本时,首先需要考虑的就是价格。不过这里需要注意的是,有时候一个产品可能会有多个供应商,而他们的价格各有不同。此时该采用哪个价格为准呢?如下图所示,这是笔者开发设计的一个材料成本的窗口截图。

ERP系统化整为零之材料成本开发设计

    如上图所示,在这个系统中笔者将材料成本分为了“当前”与“最大”两种。这表示什么含义呢?如现在某个产品有110012与112233两个原材料构成。而原材料110012其有两个供应商,分别为甲和乙,分别对应的价格为6.7元和11.3元。系统中默认的供应商是甲,而乙是备用的供应商。现在需要考虑的一个问题是,我们在计算材料成本的时候,该以哪个价格为准呢?如果是实际材料成本的话,那好办,直接以采购的价格为准。但是如果系统采用的是计划材料成本,那该采用那个价格呢?不同的企业,可能有不同的需求。甚至同一个企业,不同的部分对此也有不同的要求。如销售部门,为了向客户报价的保守性,喜欢采用的是最高的价格。而采购部门,为了自己考核的需要,喜欢采用的是当前供应商的价格(这个价格往往比备选供应商要低)。

    为了满足不同用户的不同需求,笔者建议在这里可以将不同的统计标准在同一个窗口中反映出来。如上图所示,在同一个页签中可以同时看到按照当前供应商统计的成本,还可以看到按照最高价格统计的材料成本。不同的用户可以根据自己的需要选择所需要的数据。

    在后台设计中,主要用到的是一个MAX函数。设计开发并没有多大的难度。其难点在于考虑问题时,有没有考虑到这种情况。

2. 币种要保持一致

    在有些企业中,特别是涉及到外贸的企业,处于各种各样的原因考虑,会考虑到使用外币采购。并不是因为供应商是外资企业,才会考虑外币采购。有些供应商是内资的,并且其平时采用的是人民币,可是企业仍然可能要求采用外币采购。这主要是因为企业的客户采用的是外币,然后企业为了避免外币的汇率损失,为此要求跟供应商采购时也采用外币进行结算。如此的话,就可以将外币汇率的变动损失转嫁给供应商。当然由此带来的收益往往也是供应商享有。

    显然这是一种管理上的需求。不过我们在进行ERP系统设计时,也需要考虑到这方面的内容。即在计算某个成品的材料成本时,要考虑到不同币种的换算。因为在ERP系统中,保存的往往是实际的交易币种。在这里进行四则运算的时候,就需要进行汇率的转换。如将美元转换为人民币。这个转换的过程难度也并不是很大,只是一个IF语句判断而已。其主要的难度还在于实际工作中如何确定转换率的问题。

    在本位币与外币的转换中,其汇率一般有三种形式:期初汇率(每个月月初的汇率)、期末汇率(每个月月末的汇率)和即时汇率(交易发生当天的汇率)。那么在计算材料成本时,该采用什么样的汇率呢?虽然最新的企业会计制度要求采用的是即时汇率,不过在实际工作中,往往还是三种汇率都在使用。所在在系统中这里需要设计一个开关。即允许用户根据自己的需要选择所需要折算的汇率,到底是按月底的汇率还是按月初的汇率、又或者是按当前的汇率进行折算。笔者建议可以使用月初的汇率进行折算。如果采用即时汇率进行折算的话,那么在系统设计是要让ERP系统能够自动从官方网站上更新当天的汇率。如果手工更新的话,工作量会比较大。而且还容易遗漏。

3. 对原材料进行适当的分类

    在上面的截图中,大家看到笔者将原材料分为了零件与包装材料来进行统计。这也是大部分企业的需求。如有些以购买零件然后进行包装为主的企业,他们的成本中零件成本占有很大的比重。而且有时候卖给不同的客户,其零件是相同的,只是包装方式不同而已。为此在统计成本时,比较关注零件成本。在给客户报价时,也主要提供的是零件成本。包装成本的话,再根据客户的具体要求来进行调整。

    所以在计算分析材料成本时,有可能需要对产品进行分类进行统计。这可以根据产品的基本信息来考虑。在建立原材料基本信息时,一般会要求输入原材料的分类信息。如原材料是零件、包装材料又或者是可以直接出售的成品。然后在这个模块设计时,只需要根据用户的原先的分类来进行分门别类的统计即可。

    虽然并不是所有的企业都需要这么统计。不过为了提高系统的灵活性,笔者建议在系统开发设计时还是将这个功能加入进去。如上图所示,根据产品的分类信息对原材料成本进行分门别类的统计。如果用户只需要总成本,而不需要具体的零件成本与包装材料成品,那么用户也可以通过自定义平台,将不需要的字段隐藏掉。这并不会影响到最终的计算结果。

4. 历史原材料成本查询分析

    原材料的采购价格是在不断变化的,汇率也是在随时调整。在这个窗口中采用的价格都是最新的。即材料成本会根据原材料单价的变化而不断的在进行调整。现在开发人员需要考虑的一个问题是,如果用户需要查询一年中12个月的材料成本的变化,该如何处理?

    这就涉及到一个变更历史的问题。一般情况下,笔者建议是为这个历史材料成本查询专门设计一个报表。即在材料成本统计功能中,采用的是最新价格,反映的是最新的材料成本。而另外设计一个报表,根据历史的材料价格来计算材料成本。原材料的价格变更只要通过系统来进行更改,都会留下更改记录,包括更改的日期、更改前后的材料价格。那么如果用户需要知道2010年每个月月底的产品的材料价格,那么只需要通过时间与产品ID两个关键字,就可以得到某个特定时期的产品的价格。然后再进行原材料成本的计算即可。只要价格变更的历史记录保存完成,那么用户就可以查询出任何一个时间点的材料成本。也可以进行前后的对比,以判断某个原材料价格的变化的敏感程度。

5. 库存成本与原材料采购价格的差异

    在统计原材料成本时,严格意义上要采用的是仓库的实际成本。仓库中的某个原材料可能会多次采购,而多次采购的金额不同。同时考虑到运费、合理损耗等因素,企业的库存单位成本与实际采购金额往往是不一致的。一般情况下库存的单位成本与采购的实际金额会有比较大的差异。在实际工作中,由于仓库帐上的单位成本很难与现有的采购单价进行挂钩,为此大部分企业现在都采用的是最新的采购价格来计算材料成本。然后以这个材料成本为基础向客户进行报价。

ERP系统化整为零之材料成本开发设计

    在系统设计时,我们还是需要考虑到这两种情况。我们可以设计一个开关,在系统实施时让用户选择采用哪种价格作为材料成本的计算依据。如可以在一开始系统并不完善的情况下,采用最近的原材料价格作为统计的基础。等到后续系统运行完善、仓库单位成本比较准确时,再利用这个数据作为统计的基数。

 
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