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ERP系统数据管理及维护

日期:2012-02-14 8:55:44

1 前言

    在ERP业界内有句行话:“二分技术,七分管理,十二分数据”,这就显示了数据管理的重耍性,ERP系统运行的最终结果亦是产生企业管理所需的人、财、物、产、供、销的数据。ERP项目实施70%的工作是基础数据的收集、整理和应用。因此,在ERP项目实施过程中,重中之重就是数据的维护,而数据维护应该遵循的原则是“以数据为中心,实现数据标准化,完善数据最优化。”

2 数据管理的内容

    ERP的数据基本上可分为两大类— 静态数据、动态数据。

    2.1 静态数据

    静态数据主要是指:①财务相关数据(成本中心、司定资产、财务科目代码表);②生产相关数据(工作中心、工艺路线、生产版本);③物料主数据(原材料、各件辅料、半成品、成品);④客户、供应商主数据;⑤代码(企业代码、公司代码、工厂代码);⑥设备、产品物料清单(BOM);⑦设备维修相关基础数据;⑧ 质量检验标准数据等。在整个数据的生命周期中基本保持不变是它的最大的特征。

    2.2 动态数据

    动态数据是每笔业务发生时产生的事务处理信息,主耍是指:①出入库、库存转移、盘点等日常物流动态数据;②应付帐、应收帐、固定资产和总帐会计分录等日常财务动态数据;③期末结帐事务产生的动态数据。动态数据又可以分为期初数据和日常数据。数据管理 就是对这些数据的收集、整理、导入、日常维护、清理等。

3 在项目实施不同阶段的数据管理

    数据管理始终贯穿于ERP系统实施业务蓝图设计、系统测试、上线准各、系统上线、上线后继续支持等各阶段,不同阶段的工作侧重点不尽相同。

    3.1 蓝图设计阶段

    在业务蓝图设计阶段,数据管理的工作重点在于根据各业务部门的实际业务需求对物料编码、物料清单(BOM),工作中心、工艺路线、会计结构设置等主数据编码规则进行充分的论证,在确保各类编码的科学性、唯一性和可扩充性前提下,充分体现本企业数据系统的特点。按照业务标准化和规范化的要求,制定出适合本企业的最佳数据方案。

    不论是静态数据还是动态数据,在ERP系统中都必须是唯一的。为了保证数据的唯一性,就要给这些数据编码。所以,在业务蓝图设计阶段,作为数据管理的最基础的工作就是编码规则的确定,它不仅仅是一个技术问题,涉及到不同的部门,是个跨部门的工作,需要考虑各部门管理现状、业务特点、历史数据等方面。

    3.2 系统测试阶段

    在编码规则确定后,各相关模块根据数据的分类对每项数据设计一个收集表,明确有哪些数据需要准备后,按制定的编码规则进行编码,导入测试系统进行系统功能测试。同时完成数据维护规范和数据管理制度。通过建立数据规范和管理制度,可达到以下日的:①便于在数据进行更改和新增时能够更快的在ERP系统中得到维护。②明确每一个数据的来源部门,更好的使各部门认识到自己所在部门相关数据的重要性,并加强各部门之间的业务协调。③为未来ERP系统的数据进行准确、快速的维护提供重要的保障。

    3.3 上线准备阶段

    在上线准备阶段,根据上一阶段数据整理及系统测试的结果,依据编码规则确定及完善静态数据和编码,从而完成整个静态基础数据的整理工作,按项目实施情况,一般在上线之前两周,集中人力将静态数据导入生产系统,为经财务确认的期初盘点数据导入系统做好准备。

    3.4 ERP系统上线阶段

    在ERP系统上线阶段,数据管理的重点工作是组织人员将期初数据导入到生产系统中,并核对系统内的期初数据,保证系统内的数据的正确性。在核对完系统数据后,各业务部门才能开始在生产系统中录入实际业务数据。在上线后的前几个月内,必须要经过系统对帐这一痛苦的过程,通过核对手工账和实物,检查系统数据是否与实际业务数据对应,并查出差异所在,进行数据调整。至此,在ERP项目上线过程中漫长的数据准备告一段落。

    3.5 上线后继支持阶段

    ERP作为一个“管理+IT”的项日,上线还仅仅是ERP应用的开始。相比前期数据准备漫长而痛苦阶段,系统上线后按编码规则进行数据处理更为重要。保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间,还要坚持做到:①成立专门的编码维护部门,根据编码规则添加新的编码。②上线后,需要对部分业务流程和操作规程调整,以适应系统内的数据传递。③管理员及时处理系统中的异常数据。④定期对数据备份,确保数据完整。⑤根据业务和管理的需要,增加新的数据项或者更改原数据定义等。

4 数据维护原则

    数据维护应该遵循的原则是“以数据为中心,实现数据标准化,完善数据最优化。”

    4.1 以数据为中心

    实施ERP项目,根据实施范围不同,需要整理各种大量的基础管理数据。在原始数据的采集、加工、整理过程中,在保证数据结构的稳定、原始数据的正确和数据系统安全的前提下,以数据为中心,保证基础数据的完整性、正确性和一致性,保证指标体系的含义的唯一确定性,保证系统主要业务流程的正确性和可变性,使 ERP系统的内部机制运行更高效、更灵活。

    4.2 数据标准化

    “标准化”是为在一定范围内获得最佳秩序,对实际的或潜在的问题制定共同和重复使用规则的活动。其重要意义是改进产品、过程和服务的适用性,防止贸易壁垒,促进技术合作。ERP项目实施中,数据的制定需要标准化,标准化工作是一项具有知识密集、资料密集、工作量大等特点的基础性系统工程,它包含编码标准化、数据标准化和维护数据标准化三方面。

    4.3 数据最优化
  
    按照特定的目标,在一定的限制条件下,对标准系统的构成因素及其关系进行选择、设计或调整,使之达到最理想的效果,这样的标准化原理称为最优化原理。 由于实施ERP项目的经验不足、理解业务流程原理不够,数据结构及相关属性并不是完美无缺的,因此,常常需要依据高层领导需要,业务流程的更改进行数据的最优化处理。
  
    实施ERP项目是一项复杂的系统工程,在实施过程中,效益会不断体现,而且是无止境的。为了最大程度上达到ERP项目实施效益,作为实施的基础——数据的维护而言必须坚持“以数据为中心,实现数据标准化,完善数据最优化”的原则。
  
    ERP项目的价值在于系统中数据的真实性、准确性、及时性。但是,在ERP实施过程中,企业对ERP系统数据的管理及优化却有所轻视。只有建立健全数据管理的规范及制度,并针对暴露出来的问题进行有效处理,不断优化,才能保证系统数据质量,保证ERP的成功!

 
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