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中小企业ERP应用现状分析

日期:2011-12-14 12:01:37

    中国中小企业队伍日益庞大,在国民经济过程中也占据越来越重要的地位,目前中小企业的比重超过90%,创造的总产值和纳税分别占全国总数60%、40%。在中小企业的发展过程中,伴随着企业管理也逐渐规范,信息化程度较低的问题也逐渐显现出来,我国中小企业如何通过信息化提升国际竞争力已成为一种共识,也正如用友软件股份有限公司董事长兼总裁王文京所说,“从中国企业发展状况、企业信息化应用状况、管理软件厂商发展状况以及管理软件产业链发展状况看,ERP应用将从贵族式消费变成企业普遍应用的大众消费,中国将进入ERP普及时代”。这主要是由于中小企业应用ERP具有很强的优势效应:可以提升中小企业的财务管理水平,改变传统财务会计注重数据收集和记录、忽视对企业运营中的系列问题做出预测防范的局面;借助信息化的管理平台还可以提高企业运用中各个环节的工作效率,降低每个环节的成本,实现利润最大化;并且借由ERP的应用还可以带动企业员工积极主动学习,创造奋发进取、勇于创新、勇于接受新事物的企业文化,从而整体上提高中小企业员工的综合素质水平;最后也是最重要的一点,借助信息化软件进行企业的生产流程、销售、财务等环节的管理是未来企业发展的趋势,中小企业为做大做强,站在同行业或者跨行业企业的前端,领先应用ERP并获取成功为企业提供未来市场竞争的比较优势,根据中国软件产业发展研究报告数据显示,在被调查的企业中,大部分认为应用ERP可以减少总成本、降低库存、提高流动资金周转率、提高按期交货能力、扩大产品销售收入、缩短生产周期和作业时间。但是在现实中,中小企业应用ERP成功的案例较少,而失败的案例较多,但仍还有如此多的企业跃跃欲试,这主要是基于应用ERP成功后带来的巨大收益,由此也可以看出研究中小企业ERP的应用现状并分析出致使其失败的影响因素意义重大。

一、ERP的演进及理论内涵

    随着经济自由化、国际化发展和市场竞争的加剧,企业的产销策略需要灵活变动,及时反映时代对企业合理调配资源的要求,因此ERP的逐渐演进并发展,大致经历了五个阶段:20世纪40年代为解决库存控制问题的基本MRP阶段;60年代,由于计算机系统的发展,使得短时间内对大量数据的复杂运算成为可能,人们同时也在实践中面临着订货点法的缺陷,于是提出了MRP(物料需求计划)理论,也就是进入了闭环MRP阶段;80年代,企业内部的MRP的各子系统得到了统一,形成了一个集采购、库存、生产、销售、财务、工程技术等为一体的系统,于是进入了MRPII阶段;90年代企业间的竞争在空间与范围上都进一步加剧,MRPII阶段的理论思想逐步发展为怎样有效利用和管理整体资源的管理思想,在经济全球化的条件下,做到信息流、物流、资金流的集成,即ERP(Enterprise Resources Planning企业资源计划),这个概念最早出现是美国的Ganner Group提出,并将其定义为“ERP系统是一套将财会、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统”;2000年Ganner Group又提出了ERPII的新概念,该阶段的ERP管理几乎包括了企业所有的经营流程,在有效配置资源方面达到最优,并且不像前期阶段的ERP对行业具有一定的局限性,而是几乎适用于所有性质的企业,此外ERPII还引入了“协同商务”的概念,是指企业可在同一个电子商务平台上与多家合作伙伴共享、交换信息,如一家主要负责生产的企业可借助供应商提供的有效数据,适时开发出市场所需要的新产品,这一阶段体现了电子商务的发展趋势。

    ERP最初是一种基于企业内部供应链的管理思想,是从MRP/MRPII发展过来的,核心原理实质上还是MRPII的制造、财务、销售等功能,并在此基础上做出了超越,吸收了全面质量管理(TQC)、准时生产(JIT)等新的管理思想,并集成了质量管理、决策支持等多个系统,是一项整体的解决方案。目前,学术界普遍把ERP定义为“将企业在其运作过程中所进行的各种事务活动包括财务管理、会计核算、生产管理、质量管理、销售与分配、人力资源管理等等利用现在的关系数据库和网络技术把企业活动信息准确而系统地记录下来,并利用这些信息进行分析,使企业的管理与发展战略能适应市场竞争。”

二、中小企业ERP的应用现状

    我国在ERP的应用方面与发达国家比较差距较大,虽然已有近千家企业购买了MRPII/ERP软件,但在实践中却存在三种情况:按预算按期成功实施实现系统集成的企业约占l0%-20%;部分实现ERP软件功能的企业占到30%-40%;而失败比重却占50%,并且在实施成功的企业中多数为外企企业。总体来说实施ERP的绝大多数中国企业效果并不明显,付出较大的代价。

    (一)信息化程度较低或成本相对较高、实施ERP受到制约

    目前我国中小企业普遍存在信息化程度较低的现象,这使得ERP实施及应用的前提及辅助环境受到限制。在网络的应用方面,不到一半比例的中小企业接入互联网,东部沿海地区的状况稍微好一些,但是这部分企业对于ERP应用敬而远之,究其深层次的原因有两点,一是企业规模较小,现金流、物流通过手工实现更经济;二是人员专业水平低,即使耗费较高成本购进ERP,仍不能发挥其有的功能,造成资金浪费和管理上的困难。此外一些流通领域的企业,如贸易类公司、批发类企业虽对网络的应用广泛,技术上也满足使用ERP的技术水平,但仍不认为ERP应用是对应目前企业规模的合理选择,及在该企业规模上,选择应用ERP存在不经济。在局域网建设方面,没有建立内部局域网及数据库的企业数量相当多,据相关学者调查估计,比例可能达到42.4%,这些企业的信息化水平较低,ERP应用在技术层面收到制约。

    (二)对于ERP的认识存在认识误区或者处于基础层面

    目前很多中小企业对于ERP的应用存在认识上的误区,一些管理混乱、管理效率较低的中小企业认为ERP应用是改善企业经营管理的一剂良药,于是不惜花重金购买软件。存在上述认识的管理者忽视了事物内部之间的相关性,如企业内部的存货管理混乱,就说明企业不能利用合理的存货管理方法或存在监守白盗的状况,也缺乏相关的专业人才,使用ERP后只是工具上的改进,能通过信息化对部分违法行为做出约束,但往往不能充分发挥到为企业减少人力资源成本、提高存货管理效率,做出存货需求预测等ERP本身应该发挥的重要功能;还有一定比例的中小企业虽然认清信息化及实施ERP是未来趋势,如“上ERP是找死,不上ERP即是等死”,但是把信息化和ERP应用混为一谈,甚至不考虑企业自身的发展状况,也不考虑软件的实用性,即选择购买,甚至出现整体员工为准备ERP应用的恐慌,最终自然导致尝试失败。对ERP功能的认识上,部分中小企业认为ERP是更贵的财务软件,把ERP软件功能局限在财务管理方面;或者没有完全发挥ERP的功能,让将其局限在MRP或MRPII阶段。

    (三)软件缺乏与行业及企业的特点的匹配

    目前,我国的ERP软件产品已经打破了国外企业垄断、成本较高的局面,但是我国应用ERP的中小企业所应用的ERP软件并不成熟,这有软件开发公司的问题,如用友ERP的一些功能就存在前后不配套,衔接性较差,难以适应客户的需求变化,自然中小企业也很难购买到“合身”的ERP软件;从功能上来看,软件商期望通过一套软件,用简单的参数控制解决所有企业的多种问题,这是不可能的,目前只有大部分财务软件可以实现企业、行业间的统一;从软件调试周期来看,我国中小企业ERP软件的平均调试周期为18-31个月,如此长的调试过程已接近或超过了该软件的生产周期。此外软件的适用性也较差,如系统无法提供多币种、多语言的管理模式;各个模块分裂割据,整体功能根本无法体现。

    (四)基于我国中小企业的界定标准,行业间差距大

    关于中小企业的认定,目前我国是根据2003年2月国家四部门下发的《中小型企业标准暂行规定》进行划分,实行以年末从业人员人数、资产总计及全年产品销售收入为指标并分行业划分的新标准,如在工业部门中小型企业须符合以下条件:职工人数2000人以下,或销售额30000万元以下,或资产总额为40000万元以下。其中,中型企业须同时满足职工人数300人及以上,销售额3000万元及以上,资产总额4000万元及以上;其余为小型企业,建筑业只有在从业人数方面存在差别。而针对批发、零售、餐饮、娱乐行业中小企业的界定,以餐饮为例,中小型企业须符合以下条件:职工人数800人以下,或销售额15000万元以下。其中,中型企业须同时满足职工人数400人及以上,销售额3000万元及以上;其余为小型企业。这种从中小企业界定口径上的差别,使得工业、建筑业等第二产业ERP的应用比例、功能发挥状况、成败可能性都高于第三产业,虽然现实中也有第三产业,如上海益民百货股份有限公司、甘肃小肥牛餐饮有限公司应用ERP成功,但是总体比例依然偏低,这主要是因为第二产业的资金实力强、对ERP功能的需求弹性与第三产业相比较差。

三、中小企业实施ERP成败的影响因素

    目前中小企业自身存在很多问题,如资金实力有限、融资困难、生产作业流程混乱、管理水平有待提高、人员流动比率较高等等都会影响到实施ERP项目的成败,因此分析中小企业实施ERP成败的影响因素,增加ERP应用成功的可能性对增强具有资金困难的中小企业意义重大。

    (一)员工专业综合素质

    中小企业应用ERP需要企业内部有掌握一定计算机知识、熟练运用ERP系统的人才,即使没有ERP系统的操作经验,也应懂得简单的数据库管理、网络技术等计算机技术;若中小企业具有兼具计算机技术知识和企业管理知识的复合型人才,能够对系统进行合理选型、管理、维护和二次开发,这就可以避免软件兼容性、维护成本过高等方面的问题,从而增加ERP应用成功的可能性。但是,中小型企业员工的素质普遍偏低,缺乏这样的综合性人才,甚至缺乏基本的计算机能力,不能将ERP软件中包括人力资源、财务、制造、销售和市场等领域职能发挥充分。此外中小企业对员工综合素质的需求除在招聘环节已达到要求外,还可以通过培训来增强员工的综合素质,但是中小企业在实施ERP项目后往往就认为项目结束了,缺乏后续员工培训,ERP职能自然也不能充分发挥,抓住员工专业综合素质这一影响因素也是ERP应用成功的保障。

    (二)ERP应用的外部环境

    我国中小企业的管理基础薄弱,具体包括规章制度不健全、员工的责权不明确、执行力的低下、业务流程的不规范等,这些ERP应用的外部环境直接影响到中小企业实施ERP的成败,因此中小企业在进行ERP应用决策时,应根据企业自身的特征进行企业流程的改造,以满足ERP应用的外部环境。目前中小企业多实行的是直线职能制,各部分存在条块分割,各个部门的职能也不完善,有部分学者认为实施ERP正好可以解决上面的问题,把ERP当成救治企业管理的良药,结果证明不具备完善现代企业管理制度的中小企业根本不能成功应用ERP,因此中小企业应进行企业流程再造(BPR),由组织过程重新出发,从根本思考每一个活动的价值贡献,然后运用现代的资讯科技,将人力及工作过程彻底改变,以适应ERP软件的执行。

    (三)投入成本及软件兼容性

    中小企业融资困难、融资渠道不畅通是一个众所周知的事实,中小企业的自有资金既需要满足自身企业的长久发展的战略,作为资金投入到投资项目;若中小企业要实施ERP,就需要占用原本投资计划需求的资金,双方的共同发展必然需要增加融资成本,并且软件高昂的初始投入成本费用以及后继的二次开发、运行中的系统维护、更新和管理费用等,使得中小企业在ERP应用的投入成本高于大企业,成功的几率自然小许多。此外,根据中国电子信息产业研究院最新统计表明,国内企业实施ERP项目失败的因素67%在于软件选型不当,软件开发商开发的软件多缺少兼容性,若选择合适的ERP则可以使作业人员能够快速地掌握操作规范,缩短适应周期;而中小企业的创新能力较低,一般不能更改参数设置等满足自身企业的需求,在后续的软件使用和维护环节花费的成本也很高,因此企业若想成功应用ERP就要拓宽融资渠道,降低融资成本,选择合理的软件,选型时应充分考虑中小企业所属行业特性、管理特点、所需功能、发展目标,候选软件公司的实力、软件功能、兼容性、技术支持等因素。

四、结论

    我国中小企业对国民经济的贡献逐渐增大,提供了更多的就业岗位,稳定了我国社会的稳定。中小企业正面临着更加多变的经济环境,不确定因素增多,在我国逐渐开放资本市场和对外程度逐渐提高的状况下,如何借助ERP完善中小企业的管理制度,实现转型,增强国际竞争力已成为其面临的重要课题。由于ERP系统具有透明性、规范性的特点,可以帮助中小企业实现资金流、物流、信息流三者合一,应用ERP成功后的中小企业会获取巨大收益,但是选择时也面临巨大的风险。我国中小企业在应用ERP方面存在的信息化程度较低或成本相对较高、实施ERP受到制约,对于ERP存在认识误区或者处于基础层面,缺乏与行业及企业的特点的匹配,基于我国中小企业的界定标准,行业间差距大的现状,我国中小企业在实施ERP时要注意员工专业综合素质、ERP应用的外部环境、投入成本及软件兼容性三个重要影响因素,根据本企业的具体情况进行分析实施,以取得ERP的最大应用效应。

 
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